相談員ブログ

 

今年度も継続して、「わーくわくママサポートコーナー」相談員として勤務させて

いただけることになりました。

ひろしまコーナー相談員の矢田です。

 

４月になると、２０２１年の初出勤日のことをいつも思い出し、自分のノートを見ています。

有るのは　“やる気”と　“チャレンジ精神”と　“これまでの経験”と　“資格”と

“ご紹介くださった方への恩義”でした。

　まず、私が心構えとして気をつけたことは、

挨拶と整理整頓と職場環境（ルール）を知ることです！

気持ちよく仕事を始めるために大切なことだと思っています。

そして、仕事の手順を覚えることでした。

相談手順、業務報告の仕方、パソコン操作、使用するツール　etc、

まさにDX化の波に乗って新しいことを覚える必要がありました💦

しかし、それ以前に、、

どの入口から職場に入るのか、電源の位置、必要な備品がどこにあるのか、など。

出勤してから相談業務開始まで、そして勤務時間を終えて退社までのいわゆる

ルーティンについて把握しなくてはなりません。

 

流れについて教えていただいたことをメモ書きしていたものの、私はすぐには

覚えられなかったのです（しかもメモは解読不能なほどの汚さ）💦💦

 

そこで「ルーティン業務」の流れをExcelで作成しました。

　手順を簡単でも「見える化」し、その通りに動いてみて（確認）、

さらに同僚の相談員にも同じ流れを確認（再確認）していただきました。

これは、会社員時代に習慣としていたからです。経験が役に立った瞬間でした！

【※ただし、場合によっては、経験があることでも、必ずその職場でのルールを確認する

ことも大切です】

 

　初めての課題や不明なことに直面した時は、事務局の方や相談員の先輩、同期生の方に

確認や相談をして乗り越えてこれました。（ホウ・レン・ソウ＝報告・連絡・相談＋確認）

チームとしてよき仲間にめぐり逢えました！

 

経験を重ねてきたことで、気持ちの余裕も少し出て、急なことや予定の変更などにも

対応できるようになりました。

　「“初めてのこと”を重ねて、経験を増やしていく」　継続していたからこそです。

 

２０２４年度は、わーくわくママサポートコーナーも再就職支援のための新たな取り組み

が予定されています。

そのために相談員の私たちも、さらに学びを深めて、ご利用者に寄り添ったコーナーを

目指していきます！

誰にも「初めて」は不安もあったり、緊張もありますね。

そんなお気持ちも含めて、ご相談者が一歩を踏み出すためのお手伝いを今年度も

引き続き、相談員全員で全力でサポートさせていただきます。

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　ここ数年、早春の時期に、昨年収穫を終えた栗の木のイガを集め、燃やす手伝いをしています。

友人の実家にある栗の木は、その大きさゆえ「岸根栗（がんねぐり）」で🌰有名です。

　秋の収穫ために、大事な準備として、ひたすらイガを集めるのですが、今年は黄色い菜の花が群生しており、

そこを蝶々が飛び、バッタが跳ねていて、一足早い春を感じてきました。

 

実りのためにスケジュールを立て、その年の天候を考え段階的にやることの計画を教えてらいました。

今年のメンバーは少数精鋭、連携、チームワークがとっても良かったです。

日が暮れるまで、一日で出来る時間は限られています。役割分担を決めて作業をすすめました。

空気のきれいな屋外で、仲間といただくお昼ご飯、作業を終えてからのぜんざいも格別美味しかったです。

 

作業をしていて、「仕事は段取りが８割」の言葉を思い出しました。

会社員時代に仕事を進める上での大事な考え方の一つとして、教えていただきました。

 

目的を明確にし、目標を立て、準備すること。そのために余裕あるスケジューリング、

いつ・どのように・誰が・何をするなど細やかに決めて、計画的に行動することで、

進捗管理もしやすくなります。

4月から様々な新年度を迎える方もいらっしゃるでしょう。

お子さんの入園、ご自身の仕事スタート。

そして、これから再就職活動を開始する方。

準備段階で、わーくわくママサポートコーナーをぜひご利用くださいね。

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土日の春のような暖かい週末から一転、予報通りの雨の週明けですね☔。

ひろしまコーナー相談員の矢田です。

 

２月13日付のブログでは“時間対効果”重視の『タイパ』についての内容でした。

そのタイパに関連して、「メール一往復主義」が増加しているという記事を読んで、

マナーや常識も変化・進化する中で、いち社会人としての意見をお伝えしたいなと思います。

 

あくまでも「ビジネスシーンにおけるメールコミュニケーション」と前置きをしておきますね。

「一往復半」とは？

(1)自分から相手へ送信⇒(2)相手から自分へ返信⇒(3)自分から相手へ返信

 

「一往復」は(1)自分から相手へ送信⇒(2)相手から自分へ返信　

 

いろんな場面を想定してみましょう。

メールで、仕事の依頼をする→相手から受けるか受けないかの返信が届く→依頼した側が

お礼などを伝えて完結。

依頼に限らず質問や相談など、さまざまなやり取りもありますね。

・わからないことを質問する→相手から質問に対する回答の返信が届く→お礼を伝える

・資料の作成を依頼する→完成した資料を送付される→お礼やねぎらいを伝える

 

タイムパフォーマンスの観点から、お礼やねぎらいはいらないと考える人が多くなっている

とのことでした。

 

ここからは私見です。

効率的なコミュニケーションは業務を円滑に進めるためにとても大切な意識です。

ただ、効率だけを重視していいのでしょうか。

メールは双方向、相手あってのコミュニケーションツールですね。

相手の感情に寄り添ったり、気持ちを汲みとることが大切だと思います。

簡潔さは重要ですが、短すぎるコミュニケーションは、相手の感情をないがしろにしてしまう

可能性があります。

仕事をする上では、自分の用件が完了すると、そこでコミュニケーションを終えてしまう人がいます。

自分が送ったメールに対し、相手は少なからず時間や労力を費やしています。

それに対してお礼やねぎらいを伝える。最低でも、そのメールを確認したことの返信があるといいですね。

相手の感情に寄り添い、その上で効率的なやり取りをすることで本当の意味での

タイパに繋がるのでしょう。

コミュニケーションの質を高めるためにも、「一往復半」のやり取りをおすすめします。

 

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